Zaměstnanec marketingového oddělení společnosti "Naše zahrada" potřebuje rozeslat nové katalogy věrným zákazníkům, jejichž seznam má uložen v textovém souboru. Vytvoří proto průvodní dopisy pomocí hromadné korespondence, katalogy budou rozesílány nejprve pouze zákazníkům z Karviné.
Zadání
Otevřete soubor Dopisy.docx. Pomocí průvodce hromadné korespondence a na základě otevřeného dopisu vytvořte soubor, ve kterém bude uložena množina průvodních dopisů určených odpovídajícím adresátům.
Jako Hlavní dokument použijte právě otevřený soubor.
Řešení
Karta Soubor/Otevřít (nebo tlačítko Otevřít na panelu nástrojů Rychlý přístup, popř. klávesová zkratka Ctrl+O). V dialogovém okně Otevřít nalézt soubor dle zadání, tlačítko Otevřít. Pozn.: Dokument lze otevřít také přímo v operačním systému Windows (dvakrát kliknout na ikonu souboru nebo kontextová nabídka ikony/Otevřít).
Spuštění Průvodce hromadnou korespondencí – karta Korespondence/skupina Spustit hromadnou korespondenci/příkaz Spustit hromadnou korespondenci/Podrobný průvodce hromadnou korespondencí, v pravé části okna se zobrazí podokno úloh Hromadná korespondence, ve kterém se zobrazují okna průvodce. Průvodce umožní uživateli projít hromadnou korespondenci v několika krocích, přecházení mezi těmito kroky je umožněno ve spodní části podokna úloh (Odkaz Další:). V prvním kroku Vybrat typ dokumentu zvolit položku Dopisy a přejít na další krok průvodce.
Ve druhém kroku průvodce Vybrat počáteční dokument zatrhnout Použít aktuální dokument. Přejít na další krok průvodce.
Zadání
Ve třetím kroku průvodce v části Vybrat příjemce zvolit Použít existující seznam, klinout na odkaz Procházet a v dialogovém okně Vybrat zdroj dat najít soubor Zakaznici.txt. Je možné, že se automaticky spustí dialog Převod souboru (závisí na nastavení Wordu), potvrdit na OK. Zobrazí se dialogové okno Příjemci hromadné korespondence se záznamy zdroje dat, tlačítko OK.
Zadání
Stále ve třetím kroku průvodce v části Použít existující seznam odkaz Upravit seznam příjemců/zobrazí se opět dialogové okno Příjemci hromadné korespondence. Šipka v záhlaví sloupce Město, vybrat položku Karviná. V seznamu budou odfiltrováni pouze adresáti z Karviné. Pro seřazení záznamů dvakrát kliknout na záhlaví sloupce Příjmení (po prvním kliknutí se seřadí vzestupně, po druhém sestupně). Tlačítko OK pro potvrzení úprav. Přejít na další krok průvodce.
Zadání
Vybrat první text <>, v podokně úloh ve čtvrtém kroku průvodce Vytvořit dopis zvolit odkaz Další položky, v dialogovém okně Vložit slučovací pole zvolit Databázová pole a vybrat pole Jméno, tlačítko Vložit. Obdobným způsobem vložit další slučovací pole na příslušná místa v dokumentu (nezapomeňte na pole v řádku oslovení). Pro vybrání textu v dokumentu nebo pro přemístění kurzoru se musí dialogové okno vždy zavřít (lze také vložit najednou všechna pole a pak je přemístit pomocí schránky na příslušná místa v dokumentu). Vložená slučovací pole budou šedě zvýrazněná, pokud do nich umístíte kurzor, při kopírování a přesouvání je třeba dávat pozor na to, aby se pracovalo s celým polem (včetně znaků << a >>). Přejít na další krok průvodce.
Zadání
V dokumentu se nyní zobrazily místo slučovacích polí konkrétní údaje z připojeného zdroje dat. V pátém kroku průvodce Zobrazit náhled dopisů lze v dopise zobrazovat pomocí šipek všechny odfiltrované záznamy ze zdroje dat. Přejít na další krok průvodce.
Zadání
V posledním kroku průvodce Dokončit hromadnou korespondenci zvolit Upravit jednotlivé dopisy…/v dialogovém okně Sloučit do nového dokumentu zvolit Všechny, tlačítko OK. Vytvoří se nový dokument, ve kterém se budou nacházet dopisy s konkrétními adresami ze zdroje dat, každý dopis na nové stránce. Dopisy lze ještě dále upravovat a později vytisknout. Nyní tedy máme dva dokumenty, jeden se slučovacími poli, který je propojen na zdroj dat a druhý s vytvořenými dopisy.
Zadání
Pro uložení obou dokumentů karta Soubor/Uložit (nebo tlačítko Uložit na panelu nástrojů Rychlý přístup). Zavřít dokument – karta Soubor/Zavřít (nebo tlačítko Zavřít – x v pravém horním rohu okna).
Zadání
