Příklady: Obsah | 6 Korespondence

6.3 Hromadná korespondence, karta Korespondence – štítky

Zaměstnanec marketingového oddělení společnosti "Naše zahrada" vytvořil průvodní dopisy, které bude spolu s novými katalogy zasílat věrným zákazníkům. Nyní potřebuje vytisknout štítky s adresami, které nalepí na příslušné obálky.

Zadání

Vytvořte pomocí hromadné korespondence dokument, ve kterém budou vytvořeny adresní štítky pro jednotlivé adresáty vybrané dle zadaných kritérií. Vytvořte nový prázdný dokument a dále používejte příkazů karty Korespondence.

  1. Štítky nechte rozmístit rovnoměrně na formátu A4 dva vedle sebe a šest pod sebou (typ C2241, výrobce Avery A4/A5). Řešení
  2. Údaje o adresátech jsou uloženy v souboru Zakaznici.xls. Proveďte propojení hlavního dokumentu na tento zdroj dat, první řádek obsahuje záhlaví sloupců. Řešení
  3. Proveďte filtraci adresátů tak, že vyberete pouze adresáty z Ostravy a Karviné. Dále adresáty seřaďte dle pole Příjmení. Řešení
  4. Upravte štítky pomocí slučovacích polí tak, že budou obsahovat adresu vloženou obvyklým způsobem:Řešení
  5. Řešení

    Jméno Příjmení
    Ulice
    PSČ  Město

  6. Zobrazte náhled štítků. Řešení
  7. Proveďte sloučení hlavního dokumentu se zdrojem dat do nového dokumentu. Řešení
  8. Uložte dokument vytvořený sloučením pod názvem Stitky a původní dokument pod názvem Stitky_zdroj, oba dokumenty uzavřete. Řešení

Řešení

Nový prázdný soubor se automaticky vytvoří při spuštění aplikace Word, popř. karta karta Soubor/Nový/v sekci Dostupné šablony zvolit ikonu Prázdný dokument, v pravé části okna tlačítko Vytvořit (nebo klávesová zkratka Ctrl+N, popř. tlačítko Nový na panelu nástrojů Rychlý přístup).

  1. Na kartě Koresponcence zvolit typ dokumentu - skupina Spustit hromadnou korespondenci/tlačítko Spustit hromadnou korespondenci/Štítky…/v dialogovém okně Možnosti štítku v seznamu Dodavatelé štítků nastavit Avery A4/A5, v seznamu Číslo výrobku nastavit C2241, tlačítko OK. Do dokumentu bude vložena tabulka s příslušnými rozměry štítků. Ve výchozím nastavení není ohraničení tabulky zobrazeno. Zadání
  2. Karta Korespondence/skupina Spustit hromadnou korespondenci/příkaz Vybrat příjemce/Použít existující seznam…/v dialogovém okně Vybrat zdroj dat najít soubor dle zadání, tlačítko Otevřít. V dialogovém okně Vybrat tabulku zvolit List1, tlačítko OK. Do štítků v dokumentu bude vloženo pole <>, které zajistí přechod na další adresu. Zadání
  3. Karta Korespondence/skupina Spustit hromadnou korespondenci/příkaz Upravit seznam příjemců/v dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence kliknout na odkaz Filtr…/v dialogovém okně Filtrovat a seřadit/záložka Výběr záznamů definovat dotaz pro filtraci záznamů: v prvním řádku zvolit Pole: Město, v seznamu Porovnání: zvolit Je rovno a do pole Porovnat s: vepsat text Ostrava. Druhý řádek: Nebo, Město, Je rovno, Karviná. Definici dotazu potvrdit tlačítkem OK. V seznamu budou nyní vybrány pouze záznamy s adresáty z Ostravy nebo z Karviné. Seřadit záznamy kliknutím na záhlaví sloupce Příjmení, tlačítko OK. Zadání
  4. Nejprve vložit slučovací pole do prvního štítku – umístit zde kurzor, karta Korespondence/skupina Zapsat a vložit pole/příkaz Vložit slučovací pole/v dialogovém okně Vložit slučovací pole zatrhnout Databázová pole, označit pole Jméno, tlačítko Vložit. Obdobným způsobem vložit další pole dle zadání. Pro přemístění kurzoru v dokumentu se musí vždy dialogové okno zavřít. Pole lze také vložit všechna najednou (za sebe do dokumentu) a pak je dodatečně přemístit dle zadání (je třeba dávat pozor, aby bylo vždy vybráno celé pole – včetně znaků << a >> ) nebo použít šipku u příkazu Vložit slučovací pole a vybrat pole přímo. Pro vložení slučovacích polí také do ostatních štítků použít ve skupině Zapsat a vložit pole příkaz Aktualizovat štítky. Pole budou nyní zkopírována do všech štítků. Zadání
  5. Karta Korespondence/skupina Náhled výsledků/příkaz Náhled výsledků. Do jednotlivých štítků budou vloženy konkrétní adresy příjemců. Pozn.: Pomocí šipek ve skupině Náhled výsledků můžeme zobrazit další adresy, pokud je jich více než na jednu stranu. Zadání
  6. Karta Korespondence/skupina Dokončit/příkaz Dokončit a sloučit/Upravit jednotlivé dokumenty…/v dialogovém okně Sloučit do nového dokumentu zatrhnout Všechny, tlačítko OK. Bude vytvořen nový dokument s konkrétními štítky. Tento dokument lze kdykoliv upravit, popř. vytisknout na tiskárně. Zadání
  7. Pro uložení obou dokumentů karta Soubor/Uložit (nebo tlačítko Uložit na panelu nástrojů Rychlý přístup). Zavřít oba dokumenty – karta Soubor/Zavřít (nebo tlačítko Zavřít – x v pravém horním rohu okna). Zadání