6.3 Hromadná korespondence, karta Korespondence – štítky
Zaměstnanec marketingového oddělení společnosti "Naše zahrada" vytvořil průvodní dopisy, které bude spolu s novými katalogy zasílat věrným zákazníkům. Nyní potřebuje vytisknout štítky s adresami, které nalepí na příslušné obálky.
Zadání
Vytvořte pomocí hromadné korespondence dokument, ve kterém budou vytvořeny adresní štítky pro jednotlivé adresáty vybrané dle zadaných kritérií. Vytvořte nový prázdný dokument a dále používejte příkazů karty Korespondence.
Štítky nechte rozmístit rovnoměrně na formátu A4 dva vedle sebe a šest pod sebou (typ C2241, výrobce Avery A4/A5).
Řešení
Údaje o adresátech jsou uloženy v souboru Zakaznici.xls. Proveďte propojení hlavního dokumentu na tento zdroj dat, první řádek obsahuje záhlaví sloupců.
Řešení
Nový prázdný soubor se automaticky vytvoří při spuštění aplikace Word, popř. karta karta Soubor/Nový/v sekci Dostupné šablony zvolit ikonu Prázdný dokument, v pravé části okna tlačítko Vytvořit (nebo klávesová zkratka Ctrl+N, popř. tlačítko Nový na panelu nástrojů Rychlý přístup).
Na kartě Koresponcence zvolit typ dokumentu - skupina Spustit hromadnou korespondenci/tlačítko Spustit hromadnou korespondenci/Štítky…/v dialogovém okně Možnosti štítku v seznamu Dodavatelé štítků nastavit Avery A4/A5, v seznamu Číslo výrobku nastavit C2241, tlačítko OK. Do dokumentu bude vložena tabulka s příslušnými rozměry štítků. Ve výchozím nastavení není ohraničení tabulky zobrazeno.
Zadání
Karta Korespondence/skupina Spustit hromadnou korespondenci/příkaz Vybrat příjemce/Použít existující seznam…/v dialogovém okně Vybrat zdroj dat najít soubor dle zadání, tlačítko Otevřít. V dialogovém okně Vybrat tabulku zvolit List1, tlačítko OK. Do štítků v dokumentu bude vloženo pole <>, které zajistí přechod na další adresu.
Zadání
Karta Korespondence/skupina Spustit hromadnou korespondenci/příkaz Upravit seznam příjemců/v dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence kliknout na odkaz Filtr…/v dialogovém okně Filtrovat a seřadit/záložka Výběr záznamů definovat dotaz pro filtraci záznamů: v prvním řádku zvolit Pole: Město, v seznamu Porovnání: zvolit Je rovno a do pole Porovnat s: vepsat text Ostrava. Druhý řádek: Nebo, Město, Je rovno, Karviná. Definici dotazu potvrdit tlačítkem OK. V seznamu budou nyní vybrány pouze záznamy s adresáty z Ostravy nebo z Karviné. Seřadit záznamy kliknutím na záhlaví sloupce Příjmení, tlačítko OK.
Zadání
Nejprve vložit slučovací pole do prvního štítku – umístit zde kurzor, karta Korespondence/skupina Zapsat a vložit pole/příkaz Vložit slučovací pole/v dialogovém okně Vložit slučovací pole zatrhnout Databázová pole, označit pole Jméno, tlačítko Vložit. Obdobným způsobem vložit další pole dle zadání. Pro přemístění kurzoru v dokumentu se musí vždy dialogové okno zavřít. Pole lze také vložit všechna najednou (za sebe do dokumentu) a pak je dodatečně přemístit dle zadání (je třeba dávat pozor, aby bylo vždy vybráno celé pole – včetně znaků << a >> ) nebo použít šipku u příkazu Vložit slučovací pole a vybrat pole přímo. Pro vložení slučovacích polí také do ostatních štítků použít ve skupině Zapsat a vložit pole příkaz Aktualizovat štítky. Pole budou nyní zkopírována do všech štítků.
Zadání
Karta Korespondence/skupina Náhled výsledků/příkaz Náhled výsledků. Do jednotlivých štítků budou vloženy konkrétní adresy příjemců. Pozn.: Pomocí šipek ve skupině Náhled výsledků můžeme zobrazit další adresy, pokud je jich více než na jednu stranu.
Zadání
Karta Korespondence/skupina Dokončit/příkaz Dokončit a sloučit/Upravit jednotlivé dokumenty…/v dialogovém okně Sloučit do nového dokumentu zatrhnout Všechny, tlačítko OK. Bude vytvořen nový dokument s konkrétními štítky. Tento dokument lze kdykoliv upravit, popř. vytisknout na tiskárně.
Zadání
Pro uložení obou dokumentů karta Soubor/Uložit (nebo tlačítko Uložit na panelu nástrojů Rychlý přístup). Zavřít oba dokumenty – karta Soubor/Zavřít (nebo tlačítko Zavřít – x v pravém horním rohu okna).
Zadání