Příklady: Obsah | 4 Hromadná korespondence, spolupráce uživatelů
4.1 Hromadná korespondence - štítky
Zaměstnanec marketingového oddělení společnosti "Naše zahrada" vytvořil průvodní dopisy, které bude spolu s novými katalogy zasílat věrným zákazníkům. Nyní potřebuje vytisknout štítky s adresami, které nalepí na příslušné obálky.
Zadání
Vytvořte pomocí hromadné korespondence dokument, ve kterém budou vytvořeny adresní štítky pro jednotlivé adresáty vybrané dle zadaných kritérií. Spusťte OpenOffice.org Writer a dále postupujte následovně:
Údaje o adresátech jsou uloženy v souboru Zakaznici.csv. Přidejte tento zdroj dat mezi registrované databáze OpenOffice.org.
Řešení
Uložte původní dokument pod názvem Stitky_pole.odt i vygenerovaný dokument vytvořený sloučením pod názvem Stitky_adresy.odt a oba dokumenty uzavřete.
Řešení
Spustit OpenOffice.org Writer (např. nabídka Start/Všechny programy/OpenOffice.org 3/OpenOffice.org Writer ve Windows Vista, Writer lze spustit také v příkazové řádce - nabídka Start/Spustit - příkazem swriter.exe v poli Otevřít, nebo např. pomocí zástupce vytvořeného pro spuštění Writeru na ploše).
Přidání zdroje dat mezi registrované databáze OpenOffice.org – nabídka Vložit/Pole/Jiné…/záložka Databáze/v poli Výběr databáze se opět objeví seznam zaregistrovaných databází, tlačítko Procházet.../vybrat soubor dle zadání, tlačítko Otevřít. OpenOffice.org bude nyní převádět soubor zvolený jako zdroj dat na databázi OpenOffice.org (vytvoří soubor s příponou .odb, který bude uložen ve výchozím adresáři uživatelských dokumentů). Jelikož jako zdroj dat používáme textový soubor, musíme specifikovat údaje pro převod textu na databázi – dialogové okno Nastavení připojení textu, v seznamu Oddělovač polí nastavit středník „;“, ostatní údaje lze ponechat, tlačítko OK. V seznamu registrovaných databází se objeví databáze Zakaznici (pokud jste připojovali databázi stejného jména v předchozím příkladu, bude mít současná databáze název Zakaznici1). Pozn. Se zaregistrovanými databázemi můžeme dále pracovat - kontextová nabídka v levé části okna Zdroje dat/Zaregistrované databáze…/otevře se dialogové okno se zaregistrovanými zdroji dat, ve kterém lze přidávat databáze další, popř. je upravovat nebo odstranit. Tlačítko Zavřít.
Zadání
Nabídka Soubor/Nový/Štítky/spustí se průvodce pro definici formátu, rozměrů a obsahu štítků. Záložka Štítky/skupina Formát/zatrhnout List (umístění štítků na stránky dokumentu), v seznamu Značka zvolit výrobce, v seznamu Typ příslušný typ štítků dle zadání. Pozn. Rozměry zvoleného typu štítků jsou zobrazeny na kartě Formát.
Zadání
Stále dialogové okno Štítky/záložka Štítky, v pravé části dialogového okna zvolit databázi Zákazníci1 a tabulku Zákazníci, v seznamu Pole databáze vždy zvolit příslušné pole (např. Příjmení), pomocí šipky přesunout pole do štítku. Mezery a nové řádky provést pomocí klávesnice. Takto postupně vytvořit ve štítku adresu z jednotlivých polí tabulky databáze. Vytvořit štítky v novém dokumentu – tlačítko Nový dokument. Bude vytvořen nový dokument s tabulkou, jejíž buňky odpovídají rozměrům zvoleného typu štítků. V jednotlivých štítcích jsou umístěna slučovací pole, pomocí kterých se zde později objeví konkrétní adresy ze zdroje dat.
Zadání
Filtrování (výběr) a řazení dat lze provést pomocí průvodce hromadnou korespondencí – nabídka Nástroje/Průvodce hromadnou korespondencí…/krok 3 Vložit blok s adresou (blok s adresou již vkládat nebudeme), sekce 1, tlačítko Vybrat jinou databázi kontaktů…/v dialogovém okně Vybrat databázi kontaktů označit v seznamu připojenou databázi Zakaznici1, tlačítko Filtr…/v dialogovém okně Výchozí filtr v seznamu Název pole zvolit pole Město, v seznamu Podmínka ponechat operátor like, do pole Hodnota vepsat text Karviná. Obdobným způsobem přidat podmínku pro filtrování zákazníků z Ostravy (druhý řádek). Obě podmínky nemohou platit současně (buď je zákazník z Karviné nebo z Ostravy), proto změnit v prvním seznamu druhého řádku spojovací operátor na OR. Tlačítko OK, tlačítko OK. V tabulce budou nyní vybrány pouze záznamy, které odpovídají zadaným kritériím ve filtru.
Zadání
Stále průvodce hromadnou korespondencí (viz bod 4), krok 6 – Upravit dokument, pomocí šipek lze procházet po záznamech databáze, konkrétní údaje z databáze se objeví v prvním štítku v dokumentu. Měly by se zde objevit pouze odfiltrované záznamy.
Zadání
Stále průvodce hromadnou korespondencí (viz bod 4), krok 7 – Personalizace dokumentu – na základě sloučení hlavního dokumentu a zdroje dat bude vygenerován nový dokument s konkrétními adresami na jednotlivých štítcích. Pozn. Pomocí tlačítka Upravit jednotlivý dokument lze dokument s vygenerovanými štítky procházet.
Zadání
Stále průvodce hromadnou korespondencí (viz bod 4), krok 8 – Uložit, vytisknout nebo odeslat. Nechat zatrženo Uložit počáteční dokument, ve spodní části tlačítko Uložit počáteční dokument – počáteční dokument (hlavní dokument se slučovacími poli na místo adresy a propojením na databázi kontaktů) bude uložen po zadání názvu dokumentu a cesty v dialogovém okně Uložit jako, po stisknutí tlačítka Uložit bude automaticky zavřen. Dále zatrhnout položku Uložit vygenerovaný dokument, ve spodní části okna zvolit položku Uložit jako jeden dokument, tlačítko Uložit dokumenty. Bude vytvořena kopie nově vygenerovaného dokumentu a uložena pod uvedeným jménem. Tlačítko Dokončit. Zavřít dokument s vygenerovanými dopisy bez ukládání (kopie těchto dopisů je již uložena) - nabídka Soubor/Zavřít (nebo tlačítko Zavřít v pravém horním rohu okna souboru).
Zadání
